Bij Loyens & Loeff werken advocaten, belastingadviseurs en notarissen samen aan geïntegreerde dienstverlening op het gebied van recht in Nederland, België en Luxemburg. Het gaat om ruim 700 specialisten in zeven kantoren in de Benelux en negen vestigingen elders in de wereld. Het bedrijf kreeg onlangs een prijs, de 'Benelux Law Firm of the Year', een soort juridische Oscar, toegekend door de gerenommeerde uitgeverij Chambers and Partners. STIVORO ging bij de juridisch dienstverlener op bezoek omdat er sinds januari 2004 een nieuw rookbeleid is. We zijn in gesprek met de Manager Human Resources, Guy van Doremalen: "Ook onze klanten blijken het heel normaal te vinden dat er bij ons niet of weinig gerookt wordt."

Wanneer is de bal gaan rollen?
"In 2003 zijn we met het management gaan praten over het rookbeleid. Dat deden we natuurlijk omdat de gewijzigde Tabakswet met ingang van 2004 van kracht werd. De verwachting in onze organisatie was dat medewerkers de nieuwe regels over roken niet zomaar zouden accepteren. Dat men zich toch in zijn vrijheid beperkt zou voelen. We bezagen deze ontwikkeling dus met enige scepsis."

Hoe ging u concreet te werk?
"We zijn begonnen een enquête te houden. Hoeveel mensen roken? En waar roken ze? Hoeveel medewerkers ondervinden hinder van andermans rook en waar? Hoe groot is de behoefte aan informatie over stoppen met roken? We hebben die vragen aan meer dan 300 mensen gesteld, een derde van de Nederlandse collega's. Er kwam veel respons en tot onze verrassing bleek 64% van mening dat er alleen in rookruimtes gerookt mag worden. Ongeveer een gelijk percentage gaf aan (soms) last te hebben van tabaksrook. Wetende dat er zoveel draagvlak was binnen de organisatie zijn we meteen doorgegaan. En vanaf toen ging eigenlijk alles heel soepel. De enquête heeft ons dus enorm geholpen."

Wat houdt het rookbeleid globaal in?
"In principe zijn onze vestigingen in Nederland – Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven en Arnhem – nu rookvrij. We hebben in ieder kantoor een rookruimte ingericht die voldoet aan de eisen van de Tabakswet, behalve in Arnhem: daar wordt buiten gerookt. Aanvankelijk hebben we nog wat technische aanpassingen moeten doorvoeren om de rook ook echt binnen de rookruimtes te houden maar de systemen werken inmiddels naar tevredenheid. Wij hebben geen verzoeken gehad om het beleid aan te passen."

Hoe verliep de invoering?
"We realiseerden ons meteen dat een goede communicatie essentieel is. Daarom zijn medewerkers via verschillende kanalen op de hoogte gehouden. Op ons intranet bijvoorbeeld meldden we wat er ging gebeuren. Loyens & Loeff heeft ook een interne Nieuwsbrief Human Resources waarin we mensen konden informeren. In onze vestigingen zijn bordjes opgehangen waarop het nieuwe rookbeleid staat aangegeven. Na de enquête was wel duidelijk wat we konden verwachten: de meeste mensen waren blij met het nieuwe rookbeleid."

Geen dwarsliggers?
"Nee. Een klein aantal mensen was niet zo content, maar accepteerde het wel. Verder hebben we collega's die daar prijs op stelden, steun aangeboden bij het stoppen met roken in de vorm van een cursus. Daar had een grote groep rokers belangstelling voor. De kosten werden grotendeels door ons bedrijf betaald."

Loyens & Loeff is natuurlijk een bedrijf waar de klant koning is. Geldt het rookverbod ook voor klanten?
"Zeker! Maar ook hier geldt dat mensen het al heel normaal vinden dat er niet of weinig gerookt wordt in bedrijven in Nederland. En waarom zou een advocatenkantoor daar een uitzondering op vormen? Wetten vormen bovendien de basis van ons werk."